20 Estrategias para dejar de procrastinar

“Aplazar una cosa fácil hace que sea difícil. Aplazar una cosa difícil la hace imposible.” ~ George Claude Lorimer

Aunque, la procrastinación se puede enfocar de una manera positiva, lo cierto es que, en general, procrastinar es un enemigo de tu productividad y te impide aprovechar todo tu potencial.

He recopilado esta lista—sin orden ni concierto—de múltiples estrategias, algunas sencillas y otras no tanto, que combinadas o de forma independiente, pueden ayudarte a reducir bastante tu nivel de procrastinación:

1. Utiliza la Regla de los Dos Minutos. La Regla de los Dos Minutos tiene su origen en GTD y dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos. Si haces de esta regla un hábito, habrá una multitud de tareas que no vas a tener la oportunidad de posponer.
2. Da un pequeño primer paso. Si temes a una tarea por el motivo que sea, plantéate trabajar solo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a trabajar el miedo se desvanece y coges inercia para continuar y terminar el trabajo. Al dar el primer paso vences esa resistencia y empiezas a ver de otra manera cosas que antes te parecían imposibles. Deja de pensar y hazlo.
3. Las rutinas ayudan. Si conviertes la tareas repetitivas y aburridas en rutinas, terminarás haciéndolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican tu vida.
4. Toma decisiones. Muchas veces vas aplazando una tarea inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella. Dedica un par de minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea y toma una decisión al respecto. Puede que decidas demorarla de una manera racional, en cuyo caso no estás procrastinando y no te sentirás mal por ello.
5. Haz un seguimiento de tu tiempo. Anota en algún sitio qué tareas realizas cada día y cuanto tiempo has dedicado a cada una. Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.
6. Aprende a decir no. Apuesto a que muchas de las tareas que pospones son compromisos que te has buscado por no saber decir que no.
7. No tengas miedo a abandonar. Puede que no sea el momento de hacer algo. A veces creemos que tenemos que hacer algo simplemente porque lo hemos empezado. Si el tiempo hace que ese proyecto ya no tenga tanto sentido o no sea lo suficientemente importante, simplemente déjalo y haz otras cosas. Esperar no significa procrastinar.
8. Gestiona tu energía, no tu tiempo. Es importante que trabajes en tus mejores momentos. Si estás agotado o de mal humor, tus probabilidades de procrastinar aumentan considerablemente. Para tener una mejor actitud, descansa lo suficiente, controla tu nutrición y haz ejercicio.
9. Utiliza la estrategia de Seinfeld. Jerry Seinfeld, actor y cómico, utiliza esa estrategia para no dejar de escribir chistes cada día. Si tienes que hacer una tarea todos los días, coge un calendario y marca con una X cada día que lo haces. El objetivo es no romper la cadena de equis en el calendario.
10. Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en pequeñas tareas consigues ver claro el camino y la resistencia a enfrentarte a él disminuye.
11. Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Motívate pensando en lo que harás después de hacerla—algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo. Define tus propios incentivos.
12. Haz que sea divertido. Si se trata de una tarea aburrida, busca maneras de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, técnica Pomodoro, recompensas en cada avance, etc.
13. Hazlo público. Si se trata de un reto importante, hazlo público. Habla de ello con tu familia y con tus amigos, públicalo en tus redes sociales, en tu blog… Te sentirás responsable y comprometido, y te costará aplazar el trabajo.
14. Utiliza las palabras adecuadas. Expresa las acciones de forma clara, concisa y motivadora. Las palabras importan cuando te enfrentas a una nueva tarea.
15. Utiliza una lista de tareas corta. Un lista larga puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración. Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.
16. Utiliza herramientas que te gusten. No quieras hacerlo todo con una hoja de papel y un lápiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte a empezar con más ganas una determinada tarea.
17. Revisa regularmente tus objetivos. Si una tarea es complicada, incierta o aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener siempre presente esa meta debería ayudarte a no procrastinar.
18. Trabaja tus hábitos. Si te conoces a ti mismo y averiguas por qué aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrás cambiar tus hábitos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor productividad.
19. Evita las distracciones. Cuantas más tentaciones tengas para hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será procrastinar. Mantén el móvil, las notificaciones y el acceso a internet desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas.
20. ¿Tienes un sistema? Si tienes un sistema de productividad personal como GTD, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo.

Fuente: Francisco Sáez – Facilethings.com

Descripción y análisis de los puestos de trabajo – Ejemplo: Supervisor / Jefe de Equipo

Ejemplo de análisis del puesto de trabajo

Supervisor – Jefe de Equipo (Mandos Intermedios)

 Estos análisis son útiles para la selección de personal, formación y cohesión de equipos, promociones internas/externas, desarrollo por competencias, alcance de objetivos, coaching, mentoring, entre otras.

Tareas
Importancia (sobre el 100%)
77	·         Resolver las quejas de los clientes o las preguntas de los clientes en correlación con las políticas y procedimientos correspondientes.
77	·         Supervisar el trabajo de oficina, administrativo, o de los empleados en servicio al cliente para asegurar la adherencia a los estándares de calidad, plazos y procedimientos adecuados, para corregir errores o problemas.
75	·         Proporcionar a los empleados la orientación necesaria en el manejo de los problemas complejos, resolución de quejas , conflictos, etc.
74	·         Implementar las políticas corporativas, procedimientos y estándares de servicio en conjunto con la directiva.
73	·         Discutir los problemas de desempeño laboral con los empleados para identificar las deficiencias, problemas y causas.
73	·         Entrenar a los empleados en las tareas de trabajo y políticas de la empresa.
72	·         Evaluar el desempeño del personal laboral y la conformidad con las normas y recomendar acciones al personal apropiado.
72	·         Revisar los informes relativos a las actividades, como la producción, nómina de pago, supervisar las actividades de trabajo, evaluar el rendimiento, etc.
71	·         Interpretar y comunicar los procedimientos de trabajo y políticas de la empresa para el personal.
70	·         Elaborar y publicar los horarios de trabajo, plazos y asignaciones de derechos el personal.
69	·         Mantener los registros relativos al inventario, personal, pedidos, suministros o mantenimiento.

Competencias
Importancia (sobre el 100%)
85		Comunicación oral – Escucha activa		·         Plasmar adecuadamente las ideas a transmitir. Prestar la atención necesaria a lo que está diciendo la gente, tomándose tiempo para entender los puntos que se están tocando, haciendo preguntas, según proceda, y no interrumpir en momentos inapropiados.
75		Adaptación y flexibilidad		·         Ajustar las acciones en relación con las acciones de otros.
75		Empatía		·         Ser consciente de las reacciones de los demás y entender por qué reaccionan como lo hacen.
72		Pensamiento crítico		·         Usar la lógica y el razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de las diferentes soluciones, conclusiones o enfoques a los problemas.
72		Gestión de equipos		·         Motivar, desarrollar y dirigir a las personas en su trabajo.
69		Juicio y Toma de Decisiones		·         Teniendo en cuenta los costes y beneficios relativos de las posibles acciones para elegir la más adecuada.
69		Comunicación escrita		·         Entender y redactar correctamente oraciones y párrafos en documentos relacionados con el trabajo.
69		Gestión del tiempo		·         Del propio tiempo y de los demás.
66		Aprendizaje activo		·         Entender las implicaciones de la nueva información, tendencias y tecnología para la actual y futura de la resolución de problemas y toma de decisiones.
63		Instruir – Formación		·         Enseñar a otros cómo hacer algo.
63		Persuasión y Negociación		·         Convencer a los demás a cambiar de opinión o el comportamiento.
63		Orientación al cliente		·         Buscar activamente formas de ayudar y satisfacer al cliente.
60		Resolver problemas complejos		·         Identificar problemas complejos y revisar la información relacionada para desarrollar y evaluar opciones e implementar soluciones.
	Requerimientos de trabajo
Importancia (sobre el 100%)
92	Fiabilidad		·         El trabajo requiere ser fiable y responsable y confiable en el cumplimiento de los objetivos.
90	Atención a los detalles		·         El trabajo requiere tener cuidado con los detalles y ser cauteloso en la realización de tareas de trabajo.
86	Cooperación		·         El trabajo requiere ser agradable con los demás en el trabajo y mostrar un buen carácter, actitud de cooperación.
83	Tolerancia al estrés		·         El trabajo requiere la aceptación de la crítica y tratar con calma y eficacia a las situaciones de alto estrés.
82	Iniciativa		·         El trabajo requiere una disposición a asumir responsabilidades y desafíos.
82	Empatía		·         El trabajo requiere ser sensible a las necesidades y sentimientos de los demás, siendo comprensivos y serviciales en el trabajo.
81	Liderazgo		·         El trabajo requiere una voluntad de dirigir, tomar las riendas, y ofrecer opiniones.
80	Autocontrol		·         El trabajo requiere mantener la calma, mantener las emociones bajo control, el control de la ira, y evitar comportamientos agresivos, incluso en situaciones muy difíciles.
79	Independencia		·         El trabajo requiere el desarrollo de formas propias de hacer las cosas, guiarse con poca supervisión o ninguna, y dependiendo de sí mismo para obtener los resultados.
78	Adaptabilidad / Flexibilidad		·         El trabajo requiere estar abierto al cambio (positivo o negativo).
76	Persistencia		·         El trabajo requiere persistencia en el frente a los obstáculos.
74	Pensamiento analítico		·         El trabajo requiere el análisis de la información y usar la lógica para abordar las cuestiones relacionadas con el trabajo y los problemas.
73	Orientación a resultados		·         El trabajo requiere establecer y mantener objetivos ambiciosos de rendimiento personal.
67	Innovación y creatividad		·         El trabajo requiere la creatividad y el pensamiento creativo para desarrollar nuevas ideas y dar respuestas a los problemas relacionados con el trabajo.

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¿Qué nos motiva en el trabajo?

Además del dinero, que no debería ser incentivo, ¿qué cosas nos sacan de la cama por las mañanas? Los expertos opinan

¿Qué nos motiva en el trabajo? ¡Vaya pregunta!, dirán muchos. Pues el dinero. A primera vista, esa sería la motivación principal de cualquier trabajador, pero no es tan sencillo. Hay más. Los retos, la responsabilidad, el liderazgo… son algunas de las respuestas que nos vienen a la cabeza detrás del sueldo pero, en realidad, la tarea más difícil y agradecida es estar orgullosos de lo que hacemos.

Así lo afirmó Dan Ariely, profesor de Psicología y Economía Conductual de la Universidad de Duke en su charla TEDxRíodelaPlata. “Cuando pensamos en el trabajo, por lo general pensamos en la motivación y el sueldo como la misma cosa, pero la realidad es que probablemente deberíamos añadir todo tipo de cosas: el significado, la creación, los retos, la propiedad, la identidad, el orgullo, etc.”, explica. Partiendo de esa premisa, buscamos las claves de lo que nos motiva y hace mejorar nuestro día a día en el trabajo tirando de media docena de estudios. Tomen nota, jefes y directivos.

Los frutos de nuestro trabajo nos hacen más productivos

Ariely propuso a dos grupos en la Universidad de Harvard construir personajes con materiales de Lego. Empezaron pagándole tres dólares y en los sucesivos les restaban 30 céntimos. La diferencia era que las construcciones del primer grupo se guardaban mientras que las del segundo se destruían al momento frente a sus narices. La conclusión: aunque ambos grupos sabían que su trabajo iba a ser destruido, para el primero ver el fruto de su esfuerzo, aunque fuera poco tiempo, fue el estímulo para fomentar su motivación, una fuente de disfrute y, por tanto, la forma de mejorar su rendimiento.

La clave está en la motivación

Otro experimento realizado por Ariely consistió en crear tres grupos de trabajo en los que los participantes tenían que encontrar pares de letras correlativas en un papel tipo sopa de letras pagándolos igual que antes. El primer grupo ponía su nombre en el papel y al entregarlo, el corrector lo miraba con aprobación y colocaba en una pila; en el segundo caso, directamente se colocaban las hojas con el resto sin prestarle atención, y en el tercero, pasaba ipso facto a la trituradora. El resultado, según explica, tiene dos patas: el último grupo fue el más insatisfecho con su trabajo pero el que más hojas rellenó bien o mal para ganar más dinero, ya que nadie evaluó ni valoró su esfuerzo. Algo similar a lo que le pasó al segundo grupo. Por tanto, “cuando trituras los esfuerzos de la gente, su producción, logras que no estén satisfechos con lo que hacen”, asegura el investigador. “Simplemente ver lo que alguien ha hecho, mirarlo y decir ajá parece ser suficiente para incrementar radicalmente la motivación. Por tanto, la buena noticia es que aumentar la motivación de la gente no parece tan difícil, pero la mala noticia es que eliminarla parece ser increíblemente fácil”, matiza.

Lo más difícil es sentirnos orgullosos

Aquí fue el origami la tarea del estudio. La situación eran dos grupos de trabajo y otros dos de evaluadores. El primer grupo tenía que hacer una construcción con las instrucciones y el segundo con la mitad de ellas. El resultado reveló, por un lado, que todos los constructores pensaban que su trabajo era mejor y más original, y por tanto, pagarían más por él que los observadores y, por otro, el segundo grupo estaba más orgulloso de su trabajo puesto que había supuesto un esfuerzo adicional. Por tanto, agrega Ariely, nuestra valoración del trabajo está directamente relacionada con el esfuerzo que nos implica.

Varios estudios sugieren que el sueldo no es la principal fuente de motivación laboral

Ayudar a los demás nos motiva

Y lo hace inconscientemente. Un estudio publicado en The New York Times Magazine recogía un experimento hecho en un centro de llamadas para recaudar fondos para becas de la Universidad de Michigan. Las personas que hablaron con estudiantes becados lo hicieron durante más tiempo –un 142% más– e invirtieron más dinero –171% más– en el programa que los que no hablaron con ningún estudiante beneficiado. “Fue casi como si los buenos sentimientos, los operadores en los procesos cognitivos conscientes, hubieran ido directamente a una fuente más subconsciente de motivación”, explica el diario. Pero además, añade el diario con otro estudio (evaluaba la cantidad de médicos y enfermeras que usaban jabón desinfectante en función de si en los carteles ponía que prevenía contagios o prevenía que los pacientes contrajeran enfermedades), ayudar a los demás nos hace seguir las reglas ya que fomenta una conducta prosocial que nos motiva.

La importancia del refuerzo positivo

Imagínese en una entrevista de trabajo. El entrevistador asiente y sonríe a su discurso o, por el contrario, frunce el ceño y se cruza de brazos. Este fue el experimento que realizó la Universidad de Harvard para descubrir que en las situaciones estresantes que son manejables, como las del primer grupo, nos encontramos ante un desafío que podemos manejar mientras que frente a un “estado de amenaza”, como el del segundo caso, cualquier tarea parece más difícil y eso nos desanima. Por tanto, el reto motiva y lo afrontamos mejor cuando tenemos confianza en nuestras capacidades, concluyeron. Y lo mismo pasa cuando esa positividad es emocional. Esas conexiones refuerzan la motivación, desencadenan ternura y mejoran el rendimiento, como comprobó un grupo de investigadores de la Universidad de Hiroshima al poner a sus estudiantes a realizar una tarea de destreza antes y después de mirar fotos de animales simpáticos (los gatitos todo lo pueden).

¿Y en tiempos de crisis?

Aquí tiramos de un estudio patrio para ver cómo ha cambiado la crisis española la percepción de la situación laboral. Esta investigación, elaborada por un alumno de doctorado de la Universidad de Oviedo, apunta a que la estabilidad y las posibilidades de promoción incentivan más al trabajador que una subida salarial. Y más en esta época. “A lo bueno nos acostumbramos bastante pronto, y cuando consigues una subida de sueldo de 200 euros estás muy contento un par de meses, pero luego vuelves al estado anterior”, señalaba el autor del estudio. Por eso, añadía, la formación y especialización de los empleados junto a la estabilidad del puesto de trabajo es una fuente de motivación mayor a la hora de enfrentar nuestra tarea.

Fuente: Prado Campos – El Pais.com